Większość pytań od księgowej bierze się z braków: nie wiadomo, czego dotyczy faktura, kto ją zatwierdził ani czy wydatek był firmowy. Dobrze ustawiony obieg dokumentów sprawia, że każdy z nich trafia do księgowości kompletny, opisany i na czas. Wystarczy kilka prostych zasad, które da się wdrożyć nawet w jednoosobowej firmie.
Jedno miejsce, do którego trafia wszystko
Podstawą jest wspólny punkt zbierania dokumentów. Może to być osobna skrzynka e-mail przeznaczona tylko na faktury, folder w chmurze albo specjalna aplikacja do obiegu dokumentów. Ważne, żeby wszyscy w firmie wiedzieli, gdzie wysyłać zakupy, i żeby nie było drugiej drogi „na skróty”, na przykład przez komunikator czy prywatną pocztę.
Przyjmij prostą regułę: dokument nie istnieje, dopóki nie trafi do wspólnego miejsca. Papierowe faktury i paragony skanuj lub fotografuj od razu, a oryginały odkładaj do jednej teczki. Dzięki temu nikt nie szuka później pojedynczych kartek po samochodach, torbach i szufladach.
Uporządkuj też nazwy plików i foldery. Wystarczy stały schemat, na przykład data, nazwa dostawcy i numer dokumentu, a całość podzielona na foldery według miesięcy. Księgowa od razu zorientuje się, czego brakuje, i nie będzie musiała pytać, czy dostała wszystko.
Co powinno znaleźć się w opisie dokumentu
Sama faktura rzadko mówi wszystko. Z nazwy sprzedawcy i pozycji często nie da się wywnioskować, po co firma coś kupiła. Dlatego do każdego dokumentu dołącz krótki opis. Najlepiej, jeśli ma on stałą formę, na przykład pola w formularzu albo komentarz w aplikacji. Powinien zawierać:
- cel zakupu, czyli czego dotyczy wydatek i do czego posłużył,
- przypisanie do klienta, projektu, działu lub samochodu, jeśli firma prowadzi taki podział,
- informację, kto zatwierdził wydatek,
- sposób zapłaty: przelew, karta firmowa, gotówka albo środki prywatne właściciela lub pracownika,
- zaznaczenie, czy to zakup większego sprzętu lub usługa rozliczana w czasie.
Nie zakładaj, że pracownik sam wie, jakie informacje są potrzebne. Przygotuj mu wzór opisu i jeden przykład wypełnienia. To oszczędza więcej czasu niż późniejsze tłumaczenie, czemu faktura za „materiały” nie wystarczy.
Zasady dotyczące kosztów podatkowych i odliczeń zmieniają się i zależą od rodzaju działalności. Jeśli nie masz pewności, jak traktować dany wydatek, ustal to z księgową raz, a potem zapisz ustalenie w instrukcji. Warto też sprawdzać aktualne przepisy, zwłaszcza dotyczące faktur elektronicznych.
Terminy i odpowiedzialność
Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli nikt za niego nie odpowiada. Wyznacz jedną osobę, która pilnuje kompletności dokumentów i przekazuje je księgowej. W małej firmie może to być właściciel, w większej asystentka lub osoba z biura. Wyznacz też zastępstwo na czas urlopu lub choroby.
Ustal z księgową stały termin, do którego dokumenty za dany miesiąc mają do niej trafić, na przykład do kilku dni po jego zakończeniu. Dobrze, jeśli wewnętrzny termin dla pracowników jest nieco wcześniejszy, bo zawsze zostaną opóźnienia. Kto dostarcza dokumenty po terminie, powinien wiedzieć, że trafią do rozliczenia w kolejnym okresie, o ile przepisy i ustalenia z księgową na to pozwalają.
Jasno określ również, kto zatwierdza wydatki. Przy mniejszych kwotach może to być bezpośredni przełożony, przy większych właściciel. Zatwierdzenie nie musi być skomplikowane: wystarczy adnotacja w aplikacji lub odpowiedź na e-mail zapisana razem z dokumentem.
Sytuacje, które najczęściej powodują pytania
Są typowe przypadki, które regularnie wracają do księgowej z dopiskiem „proszę o wyjaśnienie”. Warto przygotować dla nich osobne reguły:
- Paragony i rachunki. Zapisuj, czego dotyczą i kto je wystawił na rzecz firmy. Jeśli potrzebna jest faktura, poproś o nią od razu przy zakupie.
- Błędne dane nabywcy. Sprawdzaj nazwę firmy i NIP zaraz po otrzymaniu dokumentu. Poprawka jest dużo prostsza, gdy sprzedawca pamięta jeszcze transakcję.
- Wydatki prywatne i mieszane. Ustal, jak oznaczać zakupy częściowo służbowe, i nie wrzucaj ich do wspólnego folderu bez komentarza.
- Podróże służbowe. Zbieraj w jednym miejscu bilety, rachunki i krótki opis celu wyjazdu.
- Faktury zagraniczne i korekty. Dołączaj informację, czego dotyczą, oraz powiązany dokument pierwotny.
Regularny przegląd i krótka instrukcja
Raz w miesiącu, zanim wyślesz komplet księgowej, zestaw dokumenty z wyciągiem bankowym i z płatnościami kartą. Zobaczysz wtedy, czy któraś płatność nie ma pokrycia w fakturze. Taka kontrola zajmuje kilkanaście minut, a oszczędza wymiany wiadomości w środku miesiąca.
Poproś też księgową o listę pytań, które zadaje najczęściej. Każde z nich zamień w regułę lub pole w opisie dokumentu. Po kilku miesiącach większość powtarzalnych wątpliwości zniknie.
Całość spisz na jednej stronie: gdzie wysyłać dokumenty, jak je nazywać, co wpisać w opisie, kto zatwierdza i do kiedy trzeba je dostarczyć. Taka instrukcja ułatwia też wdrożenie nowego pracownika. Dobry obieg dokumentów nie wymaga drogich narzędzi, tylko konsekwencji i wspólnych ustaleń, które wszyscy znają.
